「TimeRex」を使って日程調整

こんにちは。兵庫県明石市の税理士、平太誠です。

今回は、お客様との日程調整をどのようにしているかというお話。
日程調整の順序として、自分のスケジュールを確認して、それを相手に伝え、相手からの返答に応じてさらに自分のスケジュールを追加して……と、意外とやるべきことは多いものです。
手動的にやってると２重ブッキングや、再調整によるタイムロスなどのリスクもあります。

ここはツールを使ってサクっと効率化をしたいところです。
わたしは「TimeRex」という日程調整ツールを使っています。
以前参加した、セミナーの講師の方に教えてもらいました。
日程調整の作業がほぼ自動化されます。
スケジュール管理でGoogleカレンダー又はOutlook予定表を使っている方にお勧めです。

「TimeRex」の基本的な使い方

導入後の作業は以下のとおりです。
無料版でもすぐに利用することができます。

１．カレンダーの連携
まずは、初回登録時にTimeRexと自身が使っているカレンダーを連携します。
Googleカレンダー又はOutlook予定表に対応しているようです。

２．日程調整用のリンクを作る
「日程調整カレンダー作成」をクリックして、予約枠を作成します。
画像ではオンラインミーティング６０分用の予約枠を作っています。
詳細設定で予約がとれる曜日を細かく設定したり、何日先までの枠を表示するかなどを設定できます。

３．相手先に日程調整用のリンクを送る
相手先に２で作った予約枠のリンクをメールなどで共有します。

４．相手先が希望の日時を選択する
相手先が受け取ったリンク先へいくと、カレンダーが表示され、希望の日時を選択することができます。
もちろん１で連携作業を行ったカレンダーに予定が入っている枠については、選ぶことができないようになっています。
また、Zoom会議として設定していれば、Zoomの会議URLを自動で発行してくれます。