クラウド会計の連携機能について

こんにちは。兵庫県明石市の税理士、平太誠です。
最近では、マネーフォワードクラウドやfreeeなど、クラウド会計を使う方が多くなっています。
これらのソフトの特徴として、銀行口座や各種サービスなどをデータ連携することで、会計処理が簡単にできるといったものがあります。
ただしその使い方には注意が必要です。

連携するものは最小限に抑えよう

よくあるのが、事業用もプライベート用も何でもかんでも連携してしまっているパターンです。
連携すると便利そうだなと考えて、持ってる口座やクレジットカードなどを全部連携してしまうと、かえって処理が複雑になったりします。
基本的には事業専用のものだけを連携するのがベターです。
プライベート利用がほとんどで事業用の取引が少ない口座などは連携しないということです。
事業に関係する取引だけを手入力する方がシンプルですし、早いです。
二重登録などのミスも起こりにくいと考えます。

連携するものが多いと起こってしまう不具合

連携するものが多いとどんな不具合があるのか。
連携しているもの同士で処理が二重になってしまうことがあります。

例えば、A銀行からB銀行へ10万円を移し替えた場合、
A銀行側で10万円の資金移動について登録します。
B銀行側でも10万円の資金移動について登録をします。
という処理をしてしまうと、結果的に20万円を移動したという処理になってしまいます。
情報が自動で連携されているが故に、やってしまいがちなミスです。

この場合の対処法としては、
①資金移動用の独自の勘定科目を利用して処理する　又は
②どちらか一方を登録対象外（登録しない）とする
方法をとるわけですが、少し高度な処理です。

上記のような銀行口座間の資金移動などはまだシンプルで、通帳をみればすぐに間違いに気づきます。
ただ、そこにクレジットカードや電子マネーなどが絡んでくると、何が何やら……となってしまいます。
慣れてない方にとっては、理解しにくいですし、気づくことが難しい場合もあります。

こうならないためにも、連携する口座やサービスなどは必要最小限に抑えるのが良いのです。
その前提として、プライベート用と仕事用をしっかりと分けることがとても大切となります。

最後までお読みいただきありがとうございました。